"PI发过去三天了，客户看都不看一眼，我该怎么催？"
这可能是温州外贸业务员最头疼的问题之一。好不容易谈到了发PI的阶段——需求确认了、价格谈好了、PI都做好发过去了——结果客户不付款、不回复，仿佛人间蒸发了一样。
先说一个数据：根据我们跟踪的几百家温州外贸企业的数据，PI发出后客户直接付款（不需要跟进）的比例大概只有25%-30%。也就是说，有70%以上的PI是需要你主动跟进才能推动付款的。所以"发了PI客户不付"是常态，不是你报价有问题，也不是客户不想买了。
大部分情况下客户不付款的原因很简单：他在忙别的事（B2B买家同时在跟好几个供应商谈）、他在走内部审批流程（尤其是金额大的订单）、或者他在等你的竞争对手报价做对比。你要做的不是被动等待，而是用一套有节奏的跟进策略把他"推"到付款这一步。
七天跟进节奏表
这套节奏表是从实战中总结出来的，温州几十个业务员用过都说有效。核心原则是：每次跟进给客户一个"新的回复理由"，而不是简单重复"请问PI收到了吗"。
第1天（发PI当天）：确认邮件
PI发出去的同时，发一封简短的确认邮件："Dear [名字], The Proforma Invoice has been sent to your email. Please find it attached. If you have any questions about the details, feel free to let me know. Looking forward to your confirmation."
这封邮件的目的不是催付款，是确保客户收到了PI并且知道下一步需要做什么。很多时候客户的邮箱里一天几十封邮件，你的PI可能被淹没了。
同时，如果你有客户的WhatsApp，发一条消息："Hi [名字], I've just sent the PI to your email. Please check when you have a moment." WhatsApp的阅读率远高于邮件，双管齐下。
第2天：不跟进
对，第二天什么都不做。给客户消化和处理的时间。如果你第一天发完PI第二天就催，客户会觉得你急于成交、可能有议价空间，反而不利。
第3天：换角度提供价值
这是最关键的一次跟进。不要直接问"PI看了吗"，而是给客户发一些跟他的订单相关的、有用的信息。
比如你可以发一些同类产品的包装方案照片："Dear [名字], I'd like to share some packaging options for your reference. Most of our European clients prefer Option A (individual box + carton), while Southeast Asian clients usually go with Option B (bulk pack). Which would you prefer?"
或者发一些产品的质检报告、认证证书、之前客户的好评截图——任何能增加他信心的东西。
这封邮件的目的是让客户觉得你在帮他推进事情、在提供价值，而不仅仅是在催他付钱。同时，提出一个小问题（比如包装选择）让他回复你——一旦他回复了，沟通就重新建立了，后续推进会顺畅很多。
第5天：制造合理的紧迫感
如果第3天的邮件客户还是没回，第5天需要给一点"推力"了。这个推力必须合理、真实，不能编故事。
可以用的理由：原材料价格波动（"Our steel supplier just notified us of a 3% price increase effective next month. The current price on the PI is valid until [日期]"）、排产紧张（"Our production schedule for September is filling up quickly. If we can confirm the order this week, I can secure your slot for delivery by [日期]"）、优惠限期（如果之前给了折扣，提醒折扣有效期）。
注意：这些理由必须是真实的或者至少是合理的。如果你每次都说"原材料要涨价了"，客户做了几次会发现你在忽悠，信任就完了。用真实的市场信息来制造紧迫感，比如近期确实有原材料波动、运费调整等。
第7天：直接沟通
如果前面的邮件都没有回应，第7天不要再发邮件了——直接打电话或发WhatsApp语音消息。
电话比邮件有效100倍，因为它很难被"已读不回"。通话内容不需要太复杂，核心就三句话：一是问他对PI有没有什么需要调整的地方（给他一个不是"不想买"的出口），二是问他目前的采购时间表是怎样的（了解他的真实节奏），三是问有没有什么你能帮到的（表达服务态度）。
如果客户告诉你"还在比价"或"还在走审批"，那恭喜你——客户还在你的池子里，只是节奏慢。这时候约定下一次跟进的时间："OK, no problem. Shall I follow up with you next Wednesday?"有了约定就有了下一次联系的理由。
如果客户说"暂时不考虑了"或者直接不接电话，也不要放弃。这种情况可以把他放到"30天后再跟进"的名单里，30天后换一个切入点重新联系（比如新产品、展会邀请、行业动态等）。
几个实用的小技巧
邮件标题要换。不要每封邮件标题都是"RE: Proforma Invoice"——客户一看又是催款邮件，可能直接跳过。第3天的邮件标题可以写"Packaging Options for Your Order"，第5天写"Price Validity Notice"，让客户有打开的欲望。
PI里加上付款截止日期。很多业务员发的PI上没有有效期，客户觉得什么时候付都行。建议在PI上注明"Valid until [10天后的日期]"，过期后需要重新确认价格。这本身就是一种柔性的紧迫感。
利用信保的在线支付链接。如果你的客户习惯在线付款，发PI的同时把信保的在线支付链接也发过去。很多时候客户不是不想付，是嫌银行T/T转账太麻烦——在线支付方便了，付款的概率就高了。
每次跟进记录在CRM里。哪天发了什么、客户什么反应、下一次什么时间跟进——这些全部记录下来。如果你同时在跟20个客户的PI，不做记录迟早会漏掉。OKKI CRM或者最简单的Excel都行，关键是要记。
PI转化率怎么算合格
给温州外贸业务员一个参考标准：PI发出后最终付款成交的比例（PI转化率），行业平均水平在35%-45%左右。也就是说，你发10个PI，最终能成交3-5个是正常的。
如果你的PI转化率低于25%，说明前端（报价环节或客户筛选）有问题——要么报价不够有竞争力，要么你花了太多时间在低质量客户身上。如果你的PI转化率超过50%，说明你的报价策略和跟进节奏都做得不错，可以把精力放在获取更多询盘上。
记住：PI不付款是常态，不是你的错。你的工作是用专业、有节奏的跟进把成交概率最大化。用好这七天黄金跟进法，至少能帮你多捞回20%的订单。
常见问题
客户说"价格太高"所以不付PI，怎么办？
先别急着降价。客户说贵有三种可能：真的拿到了更低的价——问他"Could you share the competitive offer? We may be able to adjust accordingly"，如果他发过来说明在认真比价，你再决定要不要匹配；他只是习惯性砍价——这种情况可以给一些非价格的让步，比如免费打样、缩短交期、优化包装，而不是直接降单价；他在试探你的底价——你可以说"This is our best price for this quantity, but if you can increase the order to XX pcs, I can offer an additional 3% discount"，用量换价而不是直接降。
发了PI客户要求修改内容怎么处理？
这其实是好信号，说明客户在认真看PI并且有成交意向。尽量在24小时内修改完成并发送新版本——速度本身就是竞争力。常见的修改包括：调整数量、修改收货地址、增减产品型号、修改付款方式等。每次修改后在邮件里标注修改内容（"Updated items: quantity changed from 5000 to 3000 pcs; added Model B x 2000 pcs"），方便客户对照确认。新PI的有效期从发送日重新计算。
多次跟进都没回应，要跟进到什么时候为止？
7天密集跟进结束后，如果客户完全没有回应，转入"低频跟进"模式——每2周发一封有价值的邮件（不是催PI），比如新产品推荐、行业动态、认证更新等。持续3个月。如果3个月内还是没有任何互动，这个客户基本可以放到"休眠池"了。但不要彻底删除——有些客户半年甚至一年后会突然回来下单，外贸行业这种情况很常见。
WhatsApp跟进有什么要注意的？
三个注意点：第一，不要在客户当地时间的晚上10点之后发消息，查好时差再发；第二，文字消息控制在3行以内（太长不看），重要信息可以发语音消息但控制在30秒内；第三，不要连续发多条消息轰炸——如果你发了一条消息客户没回，等至少2天再发下一条。WhatsApp的优势是即时和亲切，但如果用得太aggressive反而会让客户反感甚至拉黑你。